1. 提高办公效率
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典型收益 |
潜在收益业务领域 |
协同办公系统应对措施和功能 |
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提高审批速度 |
审批 |
变手工审批为电子审批 变串签流程为会签流程 |
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简化人工操作，提高操作效率 |
手工的文件发送 信息的查询和检索 |
变手工手段为电子手段（如人工送达为电子发送） 采用办公自动流转功能 利用电子信息搜索手段 日程事件管理 信息共享管理 电子协作管理 |
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方便信息沟通，提高沟通效率 |
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在线即时通讯沟通 |
2. 降低行政成本
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典型收益 |
潜在收益业务领域 |
采用的措施 |
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节约纸张费用、差旅费、通讯费用、电话、传真和邮寄的费用 |
工作汇报 公文审批 公文传阅 公文发布 规章制度查阅 |
电子审批 网上公文流转 网上公文管理 电子公告、电子杂志 规章制度电子版本上传和共享 |
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集团会议 工作调查 分单位工作汇报 费用审批 |
1、移动办公 2、网络会议 3、电子汇报 4、网上审批 |
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节约用车成本 |
车辆管理和调度 |
通过单位运营 |
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降低办公设备成本 |
办公设备计划、使用、维护 |
办公设备管理 |
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节约文档管理费用 |
文本纸张如：文化手册、制度汇编、月刊、公文、刊物等 |
采用知识库管理和共享文档、采用电子发布 |
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提高信息的获取速度 |
业务信息的获取 办公信息的获取 |
网络资源链接和查询 和业务系统的集成 办公信息的综合查询 知识库的利用 |
3. 提升管理执行力
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典型收益 |
潜在收益业务领域 |
采用的措施 |
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规范办公流程，实现标准化管理 |
1、计划审批、费用审批 2、公文流转 3、工作汇报 |
1、办公流程分析优化,，建立各类办公流程模型 2、建立操作规范、信息流程约束 3、建立电子模版下发 |
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信息标准化 |
公司应用集成将以最小的代价获得最大的效益 有效的信息协同，信息交互的一致性 |
制定信息标准格式、标准交互方式 |
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提高管理透明度 |
规范化管理 执行的追溯 执行的跟踪 |
所有数据均记录在系统中，保留各种操作痕迹 采用监控工具查询执行状态 对业务数据的透明访问 |
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提高审批速度 |
审批 |
手工审批为电子审批 串行审批流程为并行审批流程 |
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提高决策能力 |
计划审批 费用审批 制度的出台 |
和统计系统以及其它业务系统的集成，直接从业务系统中提取有用的信息 从知识库查询有用信息 |
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提高反应速度 |
各种异常情况的处理 对各种意见和汇报的快速处理 对各种申请或公文的快速审批 |
改变手工管理，采取电子手段：如移动办公、EMAIL 从业务到协同办公的集成 通过代办工作直接找到需要处理的事宜 |
4. 满足公司各个层次应用需求
决策层：公司总部领导和职能部门可以通过协同办公做到：
1、发布当天的各类指令信息给各级人员
2、批阅申请、计划、方案等事务、事件（包括借款、采购、报销等）
3、及时跟踪重要事件的执行情况
4、督查关联项目、关联人员的信息和状态
5、离开办公室时可移动办公，随时处理各类信息
6、与部门经理实时进行网上沟通
7、安排公司会议，随时查看会议纪要
8、随时查看公司公告、调查、讨论及知识库
9、实时查询公司的主要业务、财务报表信息
分支机构层：各驻外办事处总经理可以通过协同办公做到：
1、分解、协调上级发来的各类指令
2、根据指令制定相关计划
3、发布当天的业务、事务诉求
4、处理、汇总公司内外的各类申请、计划、事件并上报上级主管
5、督查关联项目
6、和总部进行视频会议（VOIP等）、对项目进展（项目管理模块）、内部管理（关联人员模块）进行汇报沟通
执行层：公司各级部门经理可以通过协同办公做到：
1、执行上级发来的指令，反馈执行状态和结果
2、按业务流程规则完成本岗位工作
3、随时查看公司公告、调查、讨论及知识库
4、实时与公司部门、外部人员进行沟通、协调
5、及时归档公司、项目、人员的文档和重要记录
6、填写工作中相关数据报表，上报审批
员工层：各部门普通员工可以通过协同办公做到：
我每天一开电脑，总要做的几件事是：
1、执行上级发来的指令，反馈执行状态和结果
2、按业务流程规则完成本岗位工作
3、随时查看公司公告、调查、讨论及知识库
4、实时与公司部门、外部人员进行沟通、协调
5、及时归档公司、项目、人员的文档和重要记录
6、填写工作中相关数据报表，上报审批
外联层：如各级代理商、客户、合作伙伴等可以通过协同办公做到：
1、查询他们公司对外发布的产品、市场信息
2、及时反馈产品、市场、客户的需求信息
3、填写订货单、售后服务卡和维护单，传给他们公司
4、享受公司提供的网络服务
5、直接与公司的关联人员进行在线沟通与咨询
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