一文看懂什么是采购管理？中小企业的供应链管理哪些是关键？

您是否因尝尝“拍脑袋”采购而头痛不已？中小企业面对预算超支、库存积压，如何构建一套科学有效的供应链管理体系？今天，用友软件来层层拆解！

本文带您详细了解：

本人深耕ERP/进销存行业领域15年，这里将有100多个管理方法的干货科普，覆盖商贸批零、工贸制造、工程项目等行业，欢迎了解：

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一、什么是采购管理？

（一）定义

采购管理是指企业为了满足生产或服务需求，对所需商品和服务的获取过程进行规划、执行和监控的一系列管理活动。它包括需求预测、供应商管理、采购谈判、合同管理、订单处理、验收入库等多个环节。有效的采购管理能够帮助企业降低成本、提高效率、优化供应链，并最终增强市场竞争力。

（二）关键环节

1.采购计划制定

采购管理的第一步是制定科学合理的采购计划。这要求企业根据自身生产或销售需求，预测未来一段时间内所需商品，并据此设定预算。有效的采购计划不仅能确保物料供应的及时性，还能避免因过度采购导致的资金占用或库存积压。

2.供应商管理 

供应商的选择与管理直接关系到采购物品的质量、价格及交货期。中小公司应建立一套完善的供应商管理体系，包括供应商的档案、价格谈判及合同条款设定等。同时，建立长期稳定的合作关系，可以降低采购成本，提高供应链的灵活性。

3.采购执行与监控 

采购执行涉及订单申请、跟踪和调整。有效的订单管理能够确保订单的及时性和准确性，减少延误和错误。通过监控采购执行情况，企业可以及时调整采购策略，以应对市场变化。

二、常见的采购管理问题

（一）缺乏采购规划

缺乏系统性的采购规划，导致企业根据临时需求进行紧急采购，不仅增加了采购成本，还可能因供应商选择受限而影响商品质量。长期以往，容易造成库存积压或短缺，影响生产进度和客户满意度。

企业应该建立基于年度预算与市场预测的采购计划，明确采购目标、数量、时间及预期成本。利用ERP系统辅助管理，实现采购需求的精准预测与库存优化。

（二）供应商管理混乱    

缺乏有效的供应商管理，使得企业难以建立长期稳定的合作关系，影响供应链的稳定性和灵活性。与供应商之间缺乏有效的沟通与合作机制，信息传递不畅，订单变更、交货期调整等问题不能及时处理

企业可以利用ERP系统构建健全的供应商管理体系，包括供应商档案和信息共享平台，通过建立长期合作关系，实现互利共赢。

（三）信息不对称    

企业内部采购部门与其他部门（如生产、财务）之间信息沟通不畅，导致采购需求与实际需求脱节；同时对外部市场的了解不足，导致采购决策缺乏数据支持。

企业应该加强内部信息化建设，利用ERP系统实现数据共享，促进跨部门协作；同时，利用ERP系统的数据分析能力，定期分析市场销售趋势、采购成本等，为采购决策提供依据。

（四）流程繁琐   

从采购申请到合同签订、进货验收入库，一系列流程繁琐复杂，不仅耗时耗力，还可能导致采购周期延长，错失市场机遇。

企业可利用ERP系统简化采购流程，采用电子化采购系统，实现采购申请、审批、下单、收货、结算的全链条自动化；同时引入条形码或RFID技术，实现货物快速扫码入库，提高进货-验货-入库的效率。

（五）风险管理缺失   

许多中小公司在采购管理中忽视了风险管理，对可能出现的货物短缺、价格波动、质量风险等缺乏有效的应对方案。

企业可以利用ERP系统建立全面的风险管理机制，包括风险识别、评估、监控与应对，降低不确定性带来的损失。

三、采购管理应该怎么管？

（一）需求预测与规划

1.以销定采：ERP系统支持按销售订单，制定科学合理的采购计划，同时提供以销定采全程跟踪表，可以根据订单、商品进行全流程跟踪，以便及时调整策略。

2.智能采购：ERP系统能够智能采购，支持3种智能补货方式，实现采购需求的自动化预测和采购计划的智能生成。

3.采购订单管理：ERP系统能够实现采购订单执行过程自动记录，可实时查看采购明细及执行状态。

（二）供应商管理

1.供应商档案：建立完整的供应商档案，包括供应商的基本信息、历史交易数据、付款方式等信息。

2.信息共享平台：ERP系统能够加强企业与供应商之间的沟通与协作。通过平台，企业可以与供应商实时共享商品信息、业务数据等信息，提高供应链的透明度和协同效率。

（三）流程优化与自动化    

1.采购合同：借助电子合同签约平台，实现合同的在线起草、审批、签署与存档，提高合同处理效率与安全性。

2.条码管理：ERP支持自定义生成和打印条码，通过扫码枪、PDA、手机等扫码，实现货物入库信息的自动采集与录入，提高入库效率与数据准确性，减少人为错误与操作延误。

（四）风险预警与应对    

风险预警与应对机制是企业采购管理的 “安全阀”，库存缺货预警是其中的重要一环。ERP系统可以实时监控库存水平，支持预警系统与采购订单系统关联，实现自动补货。

（五）全面数据分析    

ERP系统能够实时收集和分析数据，对采购数据、销售数据、库存数据等进行全面分析。企业可以了解采购成本、市场销售趋势、库存的周转情况等关键信息，为采购决策提供更加精准的数据支持。

本期分享结束，如果您有进销存、财务软件、项目管理、项目核算、线上商城、ERP等需求，或者遇到任何企业管理问题，欢迎与我交流！